A Western Connecticut State College (WCSU), com duas localidades em Danbury, CT, está comprometida com sua “missão de fornecer a todos os alunos uma educação de alta qualidade que promova seu crescimento como indivíduos, acadêmicos, profissionais e líderes em uma sociedade international. ” Para cumprir esta promessa, a WCSU implementou a solução TargetX CRM da Liaison em 2013 para enfrentar desafios críticos em seu processo de admissão, incluindo fluxos de trabalho ineficientes e rastreamento descentralizado de dados. Em 2022, depois de obter sucesso com TargetX e gerenciamento de dados, a WCSU procurou “aumentar um nível e precisava de mais inteligência”, disse seu vice-presidente de gerenciamento de matrículas e assuntos estudantis, Jay Murray. Ela escolheu a solução Othot AI da Liaison para fornecer esses resultados.
O Desafio: Lidando com um processo multifacetado
Com o TargetX, a universidade procurou melhorar o gerenciamento de consultas, agilizar a coordenação de eventos e aprimorar o processamento de aplicativos, ao mesmo tempo que obteve melhores recursos de relatórios e análise de dados. A WCSU então integrou a análise preditiva e prescritiva da Othot para identificar proativamente os riscos de inscrição, otimizar a alocação de recursos e tomar decisões baseadas em dados no início do ciclo de recrutamento, garantindo que a equipe pudesse enfrentar desafios potenciais com bastante antecedência.
A solução: Identificando Metas e Construindo sobre o sucesso da WCSU
Esta combinação estratégica de ferramentas permitiu à WCSU identificar com sucesso áreas de oportunidade para iniciativas de recrutamento, navegar pelas complexidades dos atrasos recentes da FAFSA e alcançar ganhos notáveis de matrículas, incluindo um Aumento de 20,7% no tamanho das turmas do primeiro ano da WCSU de 2023 a 2024.
As fases iniciais da implementação do TargetX focaram nas necessidades mais urgentes. Depois de iniciar seu gerenciamento de consultas e fluxo de comunicação em novembro de 2013, a WCSU lançou progressivamente novos recursos. Até abril de 2014, o gerenciamento de eventos foi integrado com uma conexão unidirecional do Sistema de Informações do Aluno (SIS) da escola, seguido pelo gerenciamento de aplicativos com comunicação bidirecional. Em 2015, um hub de integração de dados permitiu a comunicação em tempo actual, agilizando processos e aumentando a eficiência.
Posteriormente, a WCSU reconheceu a necessidade de melhorar ainda mais as suas capacidades de tomada de decisão e recorreu ao Liaison Othot, uma ferramenta de análise preditiva e prescritiva. Os objetivos eram claros: identificar prováveis alunos, otimizar a alocação de recursos e tomar decisões proativas. Esta mudança de julgamentos subjetivos para análises objetivas marcou uma evolução significativa na estratégia de matrícula da WCSU.
Os insights obtidos com Othot foram profundos. Por exemplo, a proximidade do campus (num raio de 29 quilómetros) emergiu como um forte preditor de matrículas, tal como o estatuto do atleta e áreas específicas de interesse académico. Othot também destacou o impacto da ajuda financeira na probabilidade de matrícula, permitindo à WCSU adaptar as suas estratégias de forma mais eficaz.
Aproveitando a otimização da ajuda financeira da Othot, a WCSU lançou mudanças estratégicas em suas práticas anteriores baseadas nas necessidades e na concessão de mérito. Os recursos prescritivos do Othot permitiram que a equipe simulasse ajustes de premiação antes de tomar decisões finais para garantir que mantivessem as metas esperadas de matrícula e receita.
O resultado: Obtendo benefícios imediatos
A implementação faseada do TargetX rapidamente começou a produzir resultados. Do outono de 2014 ao outono de 2015, a WCSU viu um Aumento de 40% nas inscrições no primeiro ano. Este aumento no interesse foi diretamente atribuído ao melhor acompanhamento do conjunto de consultas e ao sucesso dos eventos, bem como à melhoria da tomada de decisões baseada em dados. O sistema permitiu que a instituição passasse de uma tomada de decisão anedótica para uma abordagem mais estruturada e baseada em dados.
Como observou Murray: “Tornou-se uma ferramenta poderosa para se informar sobre dados. Até então, éramos uma instituição anedótica. As pessoas gostavam de contar histórias para justificar o seu raciocínio, enquanto eu aparecia com dados concretos e resultados anuais.”
Mais recentemente, em resposta aos atrasos previstos da FAFSA, a WCSU empregou TargetX e Othot para prever o impacto da ajuda financeira, impulsionar a conclusão da FAFSA e modelar o impacto da distribuição antecipada da ajuda. Os resultados falaram por si. Além de alcançar o aumento de 20,7% no tamanho das turmas do primeiro ano, a WCSU conseguiu reduzir a taxa de desconto de 34% para 32%, aumentar a receita líquida de mensalidades em mais de US$ 2 milhões e melhorar o rendimento da taxa de aceitação em 1%. Essas conquistas estiveram diretamente ligadas ao uso estratégico da análise de dados no processo de tomada de decisão.
Olhando para o futuro
A jornada da WCSU destaca diversas lições importantes para outras instituições que buscam aprimorar suas estratégias de matrícula. Em primeiro lugar, está a importância de um planeamento minucioso e de uma implementação faseada. Ao dedicar algum tempo para mapear processos e compreender os pontos problemáticos, a WCSU conseguiu implementar a tecnologia Liaison de uma forma que proporcionou benefícios imediatos e de longo prazo.
Em segundo lugar, o valor de práticas sólidas de gestão de dados e de análise de dados não pode ser exagerado. Como Murray observou: “A análise de dados contextualiza coisas que você pode ter achado que eram verdadeiras, mas não conseguiu provar. Sempre há alguma joia escondida a ser encontrada.” Ao aproveitar o Othot e o TargetX, a WCSU conseguiu passar da tomada de decisão reativa para a proativa, identificando as principais tendências e ajustando-as em tempo actual.
Olhando para o futuro, a WCSU está comprometida com a melhoria e adaptação contínuas. Como Murray destacou: “Uma das coisas que sabemos é que provavelmente pegamos um ou dois competidores dormindo. Bem, eles não vão dormir no próximo ano.”
A experiência da WCSU demonstra o poder de combinar planejamento estratégico com tecnologia avançada para alcançar ganhos significativos de matrículas. Ao continuar a inovar e a aperfeiçoar a sua abordagem, a WCSU está bem posicionada para manter a sua vantagem competitiva e continuar a sua trajetória ascendente nos próximos anos.
