Em ED superior, o aperto financeiro está apertando. Entre diminuir a inscrição e o financiamento incerto, faculdades e universidades estão lutando para agregar valor com muito menos dinheiro. Cada compra, de copos de laboratório a cartuchos de toner, agora enfrenta um escrutínio intenso. Afinal, uma maneira de descobrir o excesso de gastos é identificar pontos cegos e ineficiências na maneira como as organizações compram.
Essa movimentação de economia coloca as equipes de compras diretamente no assento quente. Sete em cada dez líderes de compras classificam o gerenciamento de custos como sua capacidade mais crítica hoje e para os próximos anos, de acordo com Impacto economista. No entanto, a compra descentralizada, os sistemas de retalhos e a visibilidade de gastos limitados continuam a drenar os recursos institucionais.
As instituições experientes estão lançando esse script, passando da reativa de uma criação de valor proativo, consolidando gastos, alavancando parcerias de fornecedores e centralizando a supervisão da compra.
Da compra reativa à criação de valor proativo
A incerteza financeira agora domina o cenário de ED mais alto. Para navegar com sucesso, as universidades devem passar das verificações de preços táticos para o gerenciamento de valor complete, alavancando as lições de outros setores que implementaram com sucesso as automações movidas a IA para aumentar a eficiência e cortar custos, Negócios universitários Relatórios. É a diferença entre jogar defesa e ofensa – tanto importa, mas se impulsiona.
Essa transformação estratégica requer três movimentos fundamentais: ganhar visibilidade em tempo actual em padrões de gastos em todo o campus, estabelecendo supervisão centralizada sem atrito burocrático e construindo relacionamentos de fornecedores que agregam valor além do preço inicial de compra.
“Reduzir o gasto é importante, mas o aumento do valor é mais importante”, compartilha Rosie Grigsby, gerente sênior de vendas do ensino superior da Amazon Enterprise. “Quando você está olhando para as coisas apenas de uma perspectiva de preço, está perdendo outros aspectos de valor, como qualidade, ciclo de vida, suporte, treinamento e muito mais”, explica ela. “Ao pensar em valor complete, estou pensando em como um fornecedor está aprimorando as experiências dos alunos, dando tempo aos funcionários da universidade através de eficiências”.
Para tornar isso possível, os líderes de compras seriam sensatos para priorizar o problema da visibilidade: você não pode otimizar o que não pode ver. Ganhar visibilidade nos gastos em todo o campus começa com a quebra dos silos que mantêm as equipes de compras no escuro.
Visibilidade e controle: Centralizar gastos sem adicionar burocracia
Think about navegar no terreno desconhecido com um GPS que mostra apenas uma rua de cada vez. Quando os departamentos compram silos, as instituições perdem sua capacidade de ver o quadro geral, corroendo a alavancagem de gastos, matando poder de negociação e complicando a conformidade. Cada uma decisão de compra isolada se afasta de economia potencial e controle estratégico.
Considere o impacto em cascata: com a compra fragmentada, as universidades podem estar pagando preços diferentes pelo mesmo produto entre os departamentos, faltando descontos significativos de quantity e descobrindo licenças de software program duplicadas apenas durante as auditorias. Pior ainda, as auditorias poderiam revelar violações políticas que eram invisíveis até que fosse tarde demais.
Sem surpresa, pesquisar Pelo Centro IBM para os negócios do governo, mostra que as compras centralizadas se correlacionam com maiores economias, eficiências e conformidade. Mesmo assim, muitos líderes de compras lutam com a visibilidade em toda a organização.
A solução não está construindo uma fortaleza burocrática em todas as decisões de compra. Em vez disso, as soluções de compras modernas mantêm o controle centralizado, fornecendo aos usuários finais a flexibilidade de que precisam, eliminando os gargalos do processo que levam os departamentos a trabalhar completamente em torno de compras.
As soluções podem estar adormecidas nas ferramentas que você já possui. “As universidades geralmente subutilizam os sistemas e automações de compras eletrônicas para as quais já possuem licenças”, observa Grigsby. “Catálogos eletrônicos, fluxos de trabalho de aprovação automatizados, sinais únicos (SSOs), análises-diários como esses cortes, desde o fornecimento até o recebimento, aumentando a conformidade e reduzem os erros”. O que antes levou dias de análise de planilhas agora pode acontecer automaticamente, liberando as equipes para se concentrar na estratégia, não na entrada de dados.
Construindo relacionamentos estratégicos de fornecedores
Muitas instituições tratam fornecedores como fornecedores, não parceiros. Os relacionamentos transacionais do fornecedor são focados em curto e preço: você compra algo e pronto. As relações estratégicas de fornecedores, por outro lado, são parcerias em andamento baseadas em confiança e alinhamento com a missão da Universidade.
“Sem fortes relacionamentos de fornecedores, você está perdendo parceiros que o ajudam a antecipar necessidades, impulsionar a inovação e descobrir soluções criativas”, explica Grigsby. “Os verdadeiros parceiros adotam a missão da sua universidade como sua e trabalham para manter ou aumentar os níveis de serviço por meio de fornecimento estratégico colaborativo.”
Essas parcerias se mostram especialmente valiosas durante as flexões do orçamento, acrescenta Grigsby, citando a colaboração em andamento entre as equipes de compras e os executivos de contas de negócios da Amazon como exemplo. “Nossos clientes de DE mais alavancos costumam aproveitar o know-how, a experiência e as idéias que obtivemos ao trabalhar com seus colegas em todo o país”, explica ela. “Esteja eles buscando metas de sustentabilidade ou 100% de automação em compras, nós os ajudamos a identificar parceiros ideais ou a encontrar soluções que funcionassem bem para outras instituições que enfrentam desafios semelhantes”.
Resultados reais na Universidade Emory
Universidade Emory enfrentou o desafio clássico de compras: compra fragmentada e visibilidade de gastar. Ao adotar uma abordagem de compra centralizada por meio de negócios da Amazon, os líderes de compras recuperaram a supervisão, os fluxos de trabalho otimizados para os usuários de toda a organização e descobriram economias dramáticas.
Os recursos guiados de compra e pesquisa integrada trouxeram a intuitiva experiência de compra de negócios da Amazon diretamente no sistema de compras da Emory. Essas integrações levaram a aderência às políticas de compras, dando aos usuários flexibilidade para realizar comparações de preços e concluir compras diretamente no sistema existente de Emory. Além disso, os compradores desfrutaram de economia por meio de Enterprise Prime Delivery e isenção de impostos sobre compras elegíveis.
A recompensa foi significativa, com média de milhares de dólares em economia a cada mês. “Economia bastante pesada”, como disse um administrador.
Roteiro para resiliência
À medida que as instituições retrabalham estratégias de compra para aumentar o valor e a economia, como as equipes de compras podem se posicionar como solucionadores de problemas em vez de gatekeepers? Grigsby recomenda três práticas essenciais:
- Colaboração proativa: a baixa colaboração com compradores não-represadores aumenta o risco de compra desonesto, mas os líderes atualmente classificam a colaboração como a habilidade menos essencial de compras, de acordo com Impacto economista. “Quando as compras chegam aos departamentos mais cedo para entender seus pontos problemáticos, especialmente em tempos de estresse orçamentário, eles podem se envolver, identificar alternativas e ajudar os clientes internos a alcançar seus objetivos sem serem um bloqueador”, aconselha Grigsby.
- Processos simplificados: Compras eficientes automatizam tarefas mundanas, como pedidos recorrentes, fluxos de trabalho de aprovação e análise de gastos enquanto centralizam a supervisão. “Os clientes desejam obter, reconciliar e receber produtos facilmente para que possam se concentrar em tarefas de missão crítica”, ressalta Grigsby.
- Sucessos de transmissão: as vitórias de compras geralmente passam despercebidas, apesar de seu impacto organizacional. Compartilhe essas vitórias – seja através de boletins, canais de comunicação interna ou painéis mostrando quanto departamentos salvaram – para promover a confiança e a colaboração.
Olhando para o futuro, as pressões financeiras enfrentadas pelo ensino superior tornam a transformação de compras uma necessidade, não um luxo. Compras modernas e conscientes de custos não são sobre dizer não; Trata -se de encontrar maneiras melhores de dizer que sim.
▷ Saiba como os negócios da Amazon podem ajudar a acelerar suas metas de compras: negócios.amazon.com/training
