Vince Pellegrini, registrador assistente, agendamento acadêmico (centro, mão para cima), discute o agendamento do exame last de Bucknell durante uma reunião sobre como otimizar o agendamento com o grupo que trabalha no projeto, incluindo Samuel Gutekunst (extrema direita), John D. e Catherine T. MacArthur Professor Assistente de Ciência de Dados.
Emily Paine/Universidade Bucknell
A última semana do período acadêmico costuma ser estressante para os alunos, pois eles enviam suas últimas tarefas e se preparam para os exames. Embora as provas finais possam ser cansativas, o calendário dos exames pode esgotar ainda mais as capacidades académicas e emocionais dos alunos.
UM Pesquisa de voz do aluno de maio de 2024 por Por dentro do ensino superior e o Era Lab descobriram que 31 por cento dos entrevistados acreditam que um cronograma reimaginado que espaça exames ou provas finais aumentaria muito seu sucesso acadêmico. Esta foi a terceira opção mais in style de uma lista de 15 opções.
A construção de um cronograma de exames finais eficiente requer cálculos e considerações intensivos por parte do cartório, o que às vezes deixa os alunos com horários complicados de realização dos exames.
Assim, um grupo de professores e alunos da Bucknell College criou uma ferramenta para ajudar os funcionários na criação do cronograma de exames a cada semestre, pesando fatores que são importantes para os alunos, o corpo docente e a instituição e que, esperamos, resultem no menor número de inconvenientes.
Preparando o cenário: O problema de horário de exame não é um desafio novo no ensino superior e depende de uma multiplicidade de factores em cada instituição.
Na Bucknell, a equipe cria o cronograma das finais antes do término do período de acréscimos, portanto, não há como definir quais alunos têm conflitos em seus horários antes do início do semestre.
A universidade também costuma combinar grandes cursos entre seções para fornecer uma hora de exame – por exemplo, todas as seções de Cálculo 1 fazem o exame last simultaneamente – o que diverge do método tradicional de usar o horário de reunião da turma para estabelecer o cronograma e pode complicar o agendamento.
Samuel Gutekunst, professor assistente de ciência de dados John D. e Catherine T. MacArthur, está esperando há anos para resolver o problema de cronograma das finais de Bucknell e recebeu luz verde em 2023 para começar a construir ferramentas para o cartório enfrentar os desafios.
Coloque em prática: O projeto – uma colaboração entre universidades entre Gutekunst; professor assistente de matemática Lucas Waddell; Thiago Serral, ex-professor de análise e gestão de operações que hoje leciona na Universidade de Iowa; e um grupo de estudantes pesquisadores, Clara Chaplin, Tsugunobu Miyake e Stanley Gai – começaram naquela primavera.
Nos meses seguintes, os alunos criaram um painel do Tableau, extraindo dados históricos de matrículas para criar uma espécie de mapa de calor que identifica tendências nas matrículas e quais turmas podem ter inscritos mútuos. A ferramenta mostrou-se útil no apoio ao cartório, criando uma maneira mais fácil de visualizar as tendências de matrículas.
A partir daí, os alunos construíram uma ferramenta internet para criar um portfólio de horários que espaçavam os exames para minimizar os desafios dos alunos. O website é chamado internamente de “ferramenta de agendamento de exames”, mas provavelmente será chamado de BEAST (Bucknell Examination Automated Scheduling Software) em uma publicação futura, diz Gutekunst.
Uma pesquisa com estudantes da primavera de 2023 em Bucknell ajudou os pesquisadores a identificar quais fatores eram mais importantes no cronograma das provas finais, e essas tendências, quando comparadas com as políticas e protocolos universitários, ajudaram a dar corpo ao sistema. A equipe do projeto identificou quatro “inconvenientes” que devem ser evitados no cronograma de exames do aluno, que incluem:
Exames sobrepostos
Três exames em 24 horas
Exames consecutivos
Um exame noturno seguido de um exame matinal
Quatro exames em 48 horas
Agora basta um colaborador entrar no website, clicar em “executar” e deixar a ferramenta construir quatro cronogramas diferentes. A equipe também pode fazer alterações diretamente na programação arrastando e soltando, o que gera um novo relatório de quantos alunos estão incomodados, permitindo a comparação em tempo actual dos preparativos.
O impacto: Após a introdução do novo website no processo de criação de cronogramas finais, o número de alunos com cronogramas complicados diminuiu.
Na primavera de 2023, o calendário das finais incomodou 1.182 alunos. Mas, um ano depois, 432 alunos tiveram algum incômodo na agenda gerado pela ferramenta.
“Passamos de cerca de 30% dos alunos de Bucknell tendo pelo menos um grande inconveniente em seu cronograma de exames para cerca de 11%”, disse Gutekunst. “Remover o máximo possível tornará a semana de exames muito menos estressante e mais propícia ao sucesso do aluno.”
A maioria desses alunos faz exames consecutivos e “ficamos tristes por eles, mas agora estão mais espaçados”, diz Gutekunst.
Uma área que apresentou melhoria significativa foi o número de alunos que tiveram mais de três exames agendados em um período de 24 horas. Na primavera de 2023, 243 alunos fizeram três exames num dia, mas na primavera de 2024, apenas 54 alunos enfrentaram o mesmo desafio.
Uma distinção importante para Gutekunst foi que a iniciativa não foi concebida para erradicar o pessoal dos registadores, mas sim para aumentar o seu trabalho e agilizar processos que anteriormente demoravam horas ou dias a serem concluídos.
O registrador assistente de Bucknell, Vince Pellegrini, a quem Gutekunst chama de herói, organiza grande parte da programação dos exames a cada ano e antes o fazia manualmente, como se estivesse fazendo um sudoku, otimizando a programação para fatores com os quais um computador nem poderia sonhar, como corpo docente preferência por salas de aula.
A nova ferramenta se diferencia por não exigir um cientista da computação ou qualquer membro da equipe do projeto para gerar os cronogramas; o cartório pode utilizá-lo de forma independente e modificar o peso de vários fatores conforme necessário, criando um ponto de partida otimizado para seu trabalho.
Agora, a equipe de pesquisadores de Gutekunst está se preparando para a publicação e para tornar o website mais amplamente disponível como uma ferramenta de código aberto.
Você tem uma intervenção acadêmica que pode ajudar outras pessoas a melhorar o sucesso dos alunos? Conte-nos sobre isso.
