Principais conclusões
- As faculdades comunitárias enfrentam desafios de recrutamento únicos que os sistemas de CRM abordam ao simplificar os fluxos de trabalho, centralizar os dados e melhorar a coordenação.
- Para faculdades comunitárias, os CRMs melhoram o envolvimento dos alunos por meio de comunicação personalizada e baseada em dados, adaptada aos interesses individuais e aos estágios de inscrição.
- A integração de CRMs com ferramentas como plataformas de IA cria estratégias coesas e omnicanal, otimizando os esforços de recrutamento e a eficácia da divulgação.
- Acompanhar as principais métricas de desempenho com CRMs ajuda a refinar as estratégias de recrutamento e a resolver lacunas, como a comunicação de ajuda financeira ou candidatos furtivos.
As faculdades comunitárias desempenham um papel essencial na expansão do acesso ao ensino superior, mas enfrentam frequentemente desafios únicos na gestão do recrutamento de forma eficiente e eficaz. Com recursos limitados e uma base de estudantes diversificada, estas instituições procuram cada vez mais formas simplificadas de acompanhar, envolver e recrutar potenciais estudantes. Depender de métodos tradicionais e familiares, como folhas de cálculo e comunicação particular person, é muitas vezes demorado e carece da estrutura coesa necessária para estratégias modernas de inscrição.
É aqui que entram os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Ao centralizar os dados e permitir fluxos de comunicação personalizados para faculdades comunitárias, os CRMs permitem que as equipes de recrutamento vão além dos processos isolados em direção a uma visão holística de cada aluno em potencial. Com ferramentas como os CRMs da Liaison, as faculdades comunitárias podem substituir fluxos de trabalho manuais e complicados por uma abordagem digital que aumenta a transparência, a coordenação e a personalização. Como resultado, as faculdades podem conectar-se melhor com os estudantes, melhorar a eficiência do recrutamento e, em última análise, aumentar o número de matrículas.
Os benefícios dos CRMs no recrutamento de estudantes do ensino superior
Antes da integração dos CRMs, os esforços de recrutamento de faculdades comunitárias muitas vezes dependiam fortemente do rastreamento guide. Os recrutadores gerenciavam listas individuais de possíveis alunos, muitas vezes sem uma visão centralizada do progresso de cada aluno na jornada de matrícula. Este sistema não só criava silos de informação, como também corria o risco de deixar os estudantes sem apoio se o recrutador designado não estivesse disponível.
Sistemas CRM modernos transformaram esse processo, trazendo transparência e coesão aos fluxos de trabalho de recrutamento. Com recursos de gerenciamento de matrículas de CRM, todos os membros da equipe podem acessar uma plataforma unificada onde os dados dos alunos estão disponíveis em tempo actual, permitindo que qualquer membro da equipe intervenha e ajude conforme necessário. Além da coordenação, os CRMs facilitam a coleta abrangente de dados, o que é particularmente valioso para faculdades comunitárias onde “candidatos furtivos” – estudantes que se inscrevem sem envolvimento prévio – são comuns. As plataformas de CRM podem rastrear visitas, participação em eventos e outras interações, fornecendo uma imagem robusta de cada candidato.
Ao centralizar essas informações, os CRMs capacitam as equipes de recrutamento a antecipar as necessidades e adaptar as comunicações de forma mais eficaz. Em vez de continuarem a utilizar uma abordagem fragmentada, as faculdades comunitárias podem agora envolver os estudantes em todas as fases, desde o interesse inicial até à matrícula, melhorando tanto o sucesso do recrutamento como a experiência do estudante.
Personalização por meio de CRMs
No ensino superior, a comunicação personalizada é essencial para uma conexão significativa com futuros alunos. Tradicionalmente, os conselheiros de recrutamento em faculdades comunitárias dependiam de e-mails individuais e divulgação guide, que consumiam muito tempo e eram limitados na personalização. Os sistemas de CRM, no entanto, redefiniram esse processo, permitindo que os conselheiros aproveitassem os dados dos alunos para interações altamente personalizadas.
Com os CRMs da Liaison, as equipes de recrutamento podem usar insights automatizados e baseados em dados para criar mensagens individualizadas. Por exemplo, um conselheiro que visita uma escola secundária native pode se preparar com antecedência, sabendo quais alunos estão interessados em programas e atividades extracurriculares específicas, como atletismo ou artes. Em vez de uma abordagem única, os conselheiros podem ter conversas direcionadas, orientando os alunos com base nos seus interesses únicos e histórico de envolvimento.
Este nível de personalização não só melhora o relacionamento com os alunos, mas também permite que a equipe de recrutamento se concentre na construção de conexões que se alinhem com os objetivos de cada aluno. Ao promover esses compromissos significativos, os CRMs auxiliam os conselheiros a proporcionar uma experiência de recrutamento centrada no aluno.
Integrando CRMs com outras ferramentas
Para maximizar o impacto do recrutamento, é essential que os CRMs se integrem perfeitamente com outras ferramentas digitais, criando uma estratégia de comunicação coesa e adaptável. Para faculdades comunitárias, isso geralmente inclui a sincronização de CRMs com plataformas de e-mail advertising and marketing, sistemas de comunicação automatizados e até mesmo ferramentas orientadas por IA que adaptam o alcance com base no comportamento do aluno. Os CRMs que se conectam a outros sistemas oferecem suporte a uma abordagem simplificada e omnicanal de recrutamento.
Através da integração com ferramentas como Othotplataforma orientada por IA da Liaison, as faculdades podem analisar os dados dos alunos para determinar que tipo de interação – como um tour pelo campus ou uma sessão de ajuda financeira – tem maior probabilidade de repercutir. Com esses insights, as equipes podem atingir grupos específicos com campanhas relevantes, otimizando o alcance sem sobrecarregar os alunos com informações gerais.
A integração de um CRM com ferramentas de comunicação existentes também permite maior sinergia entre e-mails individuais de conselheiros e campanhas de advertising and marketing mais amplas. Ao permitir que os conselheiros vejam quais comunicações em massa cada aluno já recebeu, o CRM cria uma experiência coesa que permite aos conselheiros consultar e-mails e mensagens anteriores. Isso melhora a qualidade da comunicação, criando uma experiência personalizada e atenta mesmo quando as campanhas são em grande escala.
Medindo a eficácia do seu CRM
Para aproveitar plenamente os benefícios de um CRM, as faculdades comunitárias precisam acompanhar as principais métricas de desempenho que reflitam a eficácia do recrutamento. As métricas essenciais podem incluir taxas de conclusão de inscrições, rendimento de matrículas e frequência de interações dos alunos em vários pontos de contato. Com o CRM certo, as equipes de recrutamento podem monitorar esses indicadores ao longo do tempo.
Diferentes faculdades podem precisar de métricas personalizadas com base em seus ciclos de recrutamento exclusivos. Por exemplo, as faculdades comunitárias normalmente lidam com altas porcentagens de candidatos furtivos. Métricas de monitoramento, como participação em visitas ao campus, conversão de consulta em aplicação e frequência de orientação, podem oferecer insights sobre os níveis de envolvimento e ajudar a refinar estratégias. Uma prática viável é monitorizar a taxa de conversão de inscrição em pagamento: se os estudantes apresentarem uma elevada taxa de juros, mas não se comprometerem financeiramente, as faculdades poderão ajustar a comunicação da ajuda financeira para colmatar esta lacuna.
Ao obter insights granulares sobre as preferências e comportamentos dos alunos, as faculdades comunitárias podem ajustar continuamente sua abordagem de recrutamento. Acompanhar o progresso ano após ano em etapas específicas do funil de inscrição também permite que as equipes façam ajustes estratégicos e melhorem os resultados com base em dados.
Superando Desafios na Implementação de CRM
A implementação de um CRM pela primeira vez pode apresentar desafios, especialmente para equipes que podem não ter experiência anterior com tais sistemas. Os obstáculos comuns incluem a supervisão da qualidade dos dados, o estabelecimento de uma governança clara e a garantia de que a equipe seja adequadamente treinada para aproveitar os recursos do CRM. Os CRMs da Liaison fornecem suporte para esses aspectos críticos da implementação, ajudando as faculdades a estabelecer diretrizes e processos estruturados.
Para faculdades novas em CRMs, é importante esclarecer quais dados são necessários e quais serão mantidos em outros sistemas, como o sistema de informações do aluno (SIS). Por exemplo, embora um CRM possa registar dados sobre visitas ou eventos, algumas informações, como os números da Segurança Social, podem permanecer exclusivamente no SIS. O desenvolvimento de uma política clara sobre a localização dos dados evita que estes fiquem emaranhados nos sistemas e mantém a eficiência.
Outra abordagem eficaz é a implementação incremental, começando com os recursos principais e expandindo gradualmente à medida que a equipe se sente confortável. A introdução gradual da funcionalidade permite que as equipes se adaptem totalmente a cada novo aspecto do CRM, minimizando interrupções e promovendo o uso sustentado. Ao se concentrarem em práticas básicas e na integração estruturada, as faculdades comunitárias podem aproveitar a funcionalidade do CRM sem sobrecarregar a equipe, garantindo um processo de integração mais tranquilo e eficaz.
Em última análise, a adoção de um sistema CRM oferece uma solução poderosa para agilizar o recrutamento, personalizar a comunicação e aumentar as inscrições. Ao incorporar estratégias de CRM nos processos de recrutamento, as faculdades comunitárias podem melhorar o envolvimento e os resultados dos alunos.
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Sobre o autor
Jeremy Schaeffer é um profissional experiente do ensino superior, com sólida experiência em admissões e recrutamento em faculdades comunitárias. Com diploma de associado pela Lake Michigan School, bacharelado pela Central Michigan College e mestrado pela Concordia College Chicago, Jeremy é apaixonado por ajudar indivíduos a crescer e se desenvolver. Ele aproveita sua experiência para fornecer soluções impactantes e impulsionar o sucesso organizacional.
